Już samo gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie danych, których znaczenie dla nowoczesnego biznesu stale rośnie, jest wymagające i czasochłonne. A to przecież tylko jeden z aspektów zarządzania przedsiębiorstwem. Z pomocą przychodzą innowacyjne narzędzia IT, które umożliwiają sprawne zarządzanie procesami – od produkcji zaczynając, poprzez logistykę i spedycję, na sprzedaży i marketingu kończąc.
Jak się do tego zabrać? Podstawowym zadaniem jest analiza konkurencji. To jedno z bardziej istotnych działań dla firmy, która chce wyróżnić się na rynku. Dzięki niej możemy zdefiniować pozycję rynkową naszej firmy, ustrzec się przed błędami, a także zmotywować oraz zainspirować zespół do dalszego rozwoju. W dobie pandemii nowe pomysły i innowacje są na wagę złota. Wiele firm stawia teraz na kreatywność i nieszablonowe podejście do świadczonych usług, a wiele wręcz dokonuje pivotu, czyli zmienia znacząco produkt lub usługę. W tym przypadku szczególnie ważne jest to, by sprawdzić, czy przypadkiem ktoś już nie wpadł na pomysł podobny do naszego. Służą temu specjalne platformy:
- PatSnap – platforma do analizowania trendów technologicznych, pozyskiwania informacji o konkurencji i wdrażanych przez nią innowacji. Dzięki PatSnap można również przeanalizować sieci współpracy pomiędzy firmami i zobaczyć, kto jest partnerem naszego konkurenta w realizacji danego projektu. Rozwiązanie pozwala też prześwietlić wybraną technologię na rynku, m.in. pod kątem stopnia i zasięgu geograficznego ochrony własności intelektualnej.
- Pavis – portal, który umożliwia zarządzanie własnością intelektualną. To rozwiązanie daje pełny dostęp do wszystkich IP zarejestrowanych przez daną firmę bez konieczności wdrażania osobnego systemu IT w organizacji. Firma umożliwia dokonywanie bezpiecznych i terminowych płatności za ochronę patentów poprzez własny system PAVIS Payments GmbH. Dzięki temu pozwala też automatycznie odnawiać ochronę zgłoszonych znaków towarowych, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym.
- PatBase – baza dokumentów zaprojektowana przez ekspertów w dziedzinie kompleksowych badań patentowych. Służy do szybkiego wyszukiwania, analizowania i udostępniania danych ważnych dla firmy z punktu widzenia ochrony własności intelektualnej. Zawiera ponad 140 milionów aktualizowanych, co tydzień rekordów z ponad 100 krajów.
Zacznij od podstaw, czyli zarządzanie projektami
Realizacja rozbudowanych projektów w zespołach składających się z wielu różnych specjalistów to duże wyzwanie. Na szczęście na rynku dostępny jest szeroki wybór rozwiązań, które pomagają w sprawnym zaplanowaniu i realizacji poszczególnych zadań. Oto kilka z nich, które cieszą się dużą popularnością i są polecane przez użytkowników sklepu Google Play:
- Asana – program do zarządzania projektami i pracą zespołu, który umożliwia sprawną komunikację członków zespołu realizujących projekt. To aplikacja, dzięki której wszystkie zadania są w jednym miejscu, rozpisane i ułożone krok po kroku. Do codziennej pracy zespołowej wystarcza wersja bezpłatna. Wersja premium daje możliwości monitorowania przebiegu wszystkich przedsięwzięć i projektów podejmowanych przez firmę w czasie rzeczywistym, wspiera w identyfikacji ryzyk i przeciwdziałaniu im.
- Trello – webowa aplikacja do organizacji pracy indywidualnej i zespołowej, która posiada również swoją wersję mobliną. To przede wszystkim wirtualna tablica Kanban, na której możemy umieszczać karty z listami zadań. Trello umożliwia zapraszanie współpracowników, przypisywanie do nich poszczególnych zadań i śledzenie postępów. Z tych możliwości w sposób nieograniczony mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy wykupią subskrypcję w Trello. W wersji bezpłatnej można stworzyć do 10 wspólnych tablic, które są odpowiednikiem pojedynczych projektów i załączyć pliki, które ważą max 10 MB.
- Basecamp – platforma wspierająca realizację mniej lub bardziej rozbudowanych projektów. Oferuje możliwość planowania, delegowania zadań, a także monitorowania przebiegu ich realizacji. Dostępna na wszystkich platformach sprzętowych – jako wersja webowa, aplikacja na Windowsa, macOS, Androida czy iOS. W ramach płatnej subskrypcji można planować nieograniczoną liczbę przedsięwzięć. W wersji bezpłatnej Basecamp umożliwia prowadzenie do trzech projektów.
Warto też zwrócić uwagę na bardziej zaawansowane technologie, które w pewnym stopniu wykorzystują elementy uczenia maszynowego i sztucznej inteligencji (AI):
- Jira – oprogramowanie do zarządzania projektami, które umożliwia kontrolę procesów w czasie rzeczywistym: monitorowanie błędów, planowanie, zarządzanie oraz raportowanie postępów w pracy zespołów. Dodatkowe korzyści z pracy z tym oprogramowaniem stanowi możliwość tworzenia kompendium wiedzy i zapisu historii każdego projektu. Jira to także zaawansowane reguły automatyzacji pracy, które umożliwiają tworzenie szablonów powtarzalnych procesów.
- Slack – komunikator grupowy, który coraz częściej zastępuje pocztę elektroniczną w firmach. Porządkuje wielowątkową komunikację oraz ułatwia śledzenie i wyszukiwanie poszczególnych wątków. Przeważnie zintegrowany z botem opartym na AI, który pełni rolę gospodarza i stróża – wita nowych członków zespołu, informuje o czyjeś nieobecności czy upomina za używanie niecenzuralnych słów.
- AITHEON – cyfrowa platforma do zarządzania procesami w firmie, która umożliwia integrację algorytmów AI i robotyki z działaniami człowieka. Od zarządzania projektami i wsparcia klienta, przez procesy HR-owe i sprzedażowe, aż po planowanie finansowe, organizację pracy działów i archiwizację danych – Aitheon ma w swojej ofercie kilkanaście usług służących odciążeniu pracowników z wykonywania rutynowych powtarzalnych czynności. Rozwiązania oferowane przez firmę można dodatkowo zintegrować z rozwiązaniami Internetu Rzeczy (IoT), maszynami przemysłowymi, kamerami czy telefonami komórkowymi.
Wspólną pracę na pewno ułatwiają również liczne narzędzia Google. Dzięki G Suite możemy współdzielić dokumenty, pliki, foldery i wspólnie na nich pracować, ustawiać przypomnienia. Istnieje również możliwość udostępnienia materiałów osobom spoza organizacji, np. klientom czy podwykonawcom. Analogiczne rozwiązania są dostępne w usłudze Office 365. Jedną z przewag oferty Microsoft jest możliwość pracy zespołowej z użyciem standardowych narzędzi pakietu Office, takich jak np. Excel – ze wszystkimi funkcjami, w tym funkcją zaawansowanych formuł. Część z wymienionych wcześniej narzędzi, np. Trello, bez problemu integruje się ze środowiskami Google i Microsoft. Inne narzędzia, które także warto sprawdzić to: Taagly, Avaza, Infinity, Zenkit, Plutio.
Poznaj swojego klienta, mierz wyniki i działania
Pandemia wszystkich nas wprowadziła w konsternację –zmieniają się zachowania konsumentów. Aby nad tym zapanować i spróbować przewidzieć kolejne kroki, warto wykorzystać narzędzia, które usystematyzują wiedzę firmy w tym zakresie. Pomaga w tym oprogramowanie typu CRM (skrót z ang. Customer Relationship Management), czyli zespół narzędzi umożliwiający zarządzanie kontaktem z klientami. Pozwala to tworzyć długotrwałe relacje, a oprócz tego daje kontrolę nad obsługą procesów sprzedażowych. Większość tego typu rozwiązań wyposażona jest dodatkowo w moduły analityczne. CRM, jako filozofia przedsiębiorstwa, polega na podejmowaniu działań, w których najważniejszą wartością jest zadowolenie klienta, a celem zaspokojenie jego potrzeb. Choć w praktyce CRM to wsparcie sprzedaży i marketingu, to w proces zaangażowani są wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa, ponieważ każdy jest ważnym źródłem wiedzy. W ramach filozofii CRM warto wdrożyć m.in.:
- Salesmenago – bazująca na sztucznej inteligencji platforma pozwalająca na stosowanie hiperpersonalizacji poprzez budowanie profili Klientów 360° w oparciu o dane behawioralne i transakcyjne. Wykorzystując te dane, przenosi CX (skrót ang. Customer Experience), czyli obsługę klienta, na wyższy poziom we wszystkich kanałach marketingowych (email, strona internetowa, media społecznościowe, mobile, itp.).
- Data Management Platform (Cloud Technologies) – zaawansowane oprogramowanie gromadzące i przetwarzające dane, które mogą zostać wykorzystane w działaniach marketingowych lub do celów analitycznych. Platforma identyfikuje potrzeby klientów, np. analizując ich zachowanie na stronie www.
- Narzędzia do analizy kampanii marketingowych np.: Brand 24 – aplikacja do monitoringu aktywności w Internecie oraz mediach społecznościowych; Google Analytics – dla wielu podstawowe narzędzie w arsenale marketingu, którego zaletą jest możliwość gromadzenia danych o ruchu na firmowej stronie WWW czy Senuto – narzędzie do analizy widoczności strony internetowej i jej pozycjonowania w Google.
Spójrz na wszystko z lotu ptaka
Przechodząc od szczegółu do ogółu, nie zapomnij o parasolu nad wszystkimi działaniami. Zainwestuj w system ERP (z ang. Enterprise Resources Planning), czyli oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Możesz wybrać np. QAD Adaptive – połączenie rozbudowanego systemu ERP dla firm produkcyjnych i zdolności w zakresie łańcucha dostaw z nowoczesną platformą i doświadczeniem użytkownika. Pomaga skutecznie reagować na zmiany w branży i upraszcza korzystanie z bezpiecznego, niezawodnego, globalnego ERP w chmurze. Chmura obliczeniowa, czyli miejsce, gdzie trzymasz wszystkie swoje dane, jest bezpieczniejsza, a jej pojemność jest praktycznie nieograniczona. Technologia ERP jest z nią zintegrowana. Przykładem rozwiązania, które skutecznie łączy podstawowe funkcjonalności ERP z nowoczesną analityką biznesową jest także oferta produktów 4Factory firmy DSR S.A. Opracowany przez firmę model standardowych wskaźników efektywności dla firmy produkcyjnej umożliwia bieżące monitorowanie procesów, identyfikację obszarów do poprawy oraz określenie kolejności tych działań. Dodatkową korzyścią jest możliwości porównania wartości wskaźników z innymi przedsiębiorstwami. A wskaźników jest aż 50, wśród nich m.in.: satysfakcja klienta, liczba reklamacji, efektywność pracowników, długość przestojów i napraw. W czasach, kiedy pomiar efektywności produkcji i optymalizacja procesów są kluczem do zyskania przewagi konkurencyjnej, narzędzie usprawniające analizę danych jest niezbędne do podejmowania rentownych biznesowych decyzji.
Podsumowując, przedsiębiorstwa muszą zarządzać dziesiątkami procesów jednocześnie, w tym też dbać o jakość, środowisko, utrzymanie ruchu, BHP, zasoby ludzkie czy efektywne zarządzanie kosztami. Procesy wewnętrzne wymagają ciągłej optymalizacji. Zastosowanie ERP pozwala na pełne wykorzystywanie możliwości przedsiębiorstwa. Zintegrowanie całego środowiska analitycznego przedsiębiorstwa z oprogramowaniem ERP jest dziś jednym z najskuteczniejszych rozwiązań wspierających kompleksowe zarządzanie firmy.
Na co zwrócić uwagę wybierając narzędzia IT dla swojego biznesu
Przy wyborze rozwiązań IT warto zwrócić uwagę na to, czy umożliwiają łatwą integrację z innymi systemami funkcjonującymi już w organizacji oraz płynne zarządzanie dostępami. Istotne jest też to, czy technologia daje możliwość angażowania członków zespołu oraz czy jest intuicyjna w obsłudze i nie wymaga dodatkowego zaangażowania na poziomie operacyjnym.
