Realizujesz projekt B+R przy użyciu środków unijnych? Musisz pamiętać o uczciwej konkurencji. W praktyce oznacza to, że wszyscy oferenci biorący udział w postępowaniu zakupowym muszą mieć równe szanse. Korzystanie z pieniędzy publicznych oznacza konieczność przestrzegania ściśle określonych procedur zależnych od wartości zamówienia.
Przejrzystość, efektywność, racjonalność i zachowanie uczciwej konkurencji – to ogólne zasady, które pozwalają na bezproblemowe rozliczenie otrzymanych środków unijnych. Przestrzeganie tych wymogów wiąże się z zasadą kwalifikowalności. To ona gwarantuje, że środki publiczne są racjonalnie dysponowane. Do tego zasada uczciwej konkurencji, czyli opoka, na której opiera się strategia równych szans dla wszystkich podmiotów Unii Europejskiej.
– Każde zachowanie zamawiającego jest filtrowane przez zasadę dbania o uczciwą konkurencję. W każdej czynności postępowania, czy chodzi o przygotowanie zamówienia do publikacji, warunki samego zamówienia, ustalanie kryteriów oceny, czy też opis realizacji zamówienia – każdy element jest oceniany w świetle uczciwej i równej konkurencji – mówi mec. Zrinka Perčić, ekspert INVESTIN, radca prawny specjalizujący się w tematyce zamówień publicznych.
Zdefiniuj potrzeby, prawa i obowiązki
Przed wyborem właściwej procedury konieczne jest ustalenie, jakiego rodzaju beneficjentem jesteśmy. Istnieją dwie możliwości: zamawiający w rozumieniu przepisów o Zamówieniach Publicznych oraz inni zamawiający.
Zamawiający (PZP) – jak precyzuje polskie prawo, to między innymi jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne, osoby prawne, utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemających charakteru przemysłowego ani handlowego (np. placówki ochrony zdrowia).
Inny zamawiający (poza PZP) – jeśli nie jest się zamawiającym w rozumieniu PZP, a zamówienie nie zostało wyłączone ze stosowania procedur, dany podmiot musi zastosować procedury właściwe dla danej wartości zamówienia.
W obu przypadkach należy ustalić wartość zamówienia, czyli całkowite wynagrodzenie netto dla wykonawcy. Nie jest wymagana dokładna kwota, a jedynie wartość szacunkowa. Jej ustalenie musi się odbyć z zachowaniem należytej staranności, a udokumentowanie ustaleń ma zapewniać właściwą ścieżkę ewentualnego audytu w przyszłości.
Procedury zależne od wielkości projektów
Zamówienia, co do zasady, dzielimy na dostawy, usługi i roboty/budowy. Udzielanie zamówień w projektach dofinansowanych ze środków unijnych opiera się na procedurach, które są dostosowane do wartości zamówienia. Oznacza to, że procedury zmieniają się wraz ze wzrostem tak zwanych progów kwotowych. Z zasady im niższa kwota zamówienia, tym procedury są mniej skomplikowane. Trzeba jednak pamiętać, że zgodnie z treścią ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów, zaniżać wartości zamówienia lub wpływać na sposób obliczania jego wartości. Zabronione jest łączenie zamówień, których wartość, szacowana odrębnie, wymagałaby zastosowania różnych przepisów ustawy. Nie można również dzielić zmówienia w celu uniknięcia łącznej wyceny jego wartości.
Podstawą każdej procedury, niezależnie od szacowanej kwoty, są ogólne zasady udzielania zamówień publicznych, które wprost wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych. Wśród nich są:
- zasada uczciwej konkurencji – zamawiający zobowiązany jest do przeprowadzenia postępowania zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami oraz interesem innego przedsiębiorcy bądź klienta, musi zapewnić taki sam dostęp do oferty wszystkim grupom wykonawców ograniczając jednocześnie pozycje monopolistyczną innych podmiotów;
- zasada równości – wszystkie podmioty przystępujące do postępowania o udzielenie zamówienia, powinny być traktowane na równych prawach, a stawiane im wymagania powinny być jasne i znane w chwili przygotowywania oferty;
- zasada bezstronności i obiektywizmu – zakazuje uczestniczenia w postepowaniu osób związanych z wykonawcą;
- zasada efektywności – wymaga wyboru najkorzystniejszej oferty, z uwzględnieniem aspektów ekonomicznych, jakościowych, środowiskowych lub społecznych związanych z przedmiotem zamówienia;
- zasada jawności – informacje o postępowaniu i dokumenty z nim związane powinny być ogólnodostępne (są jednak wyjątki od tej reguły, które ustawa dokładnie precyzuje);
- zasada przejrzystości – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego musi zawierać jasne reguły, muszą istnieć środki do weryfikacji prawidłowości ich stosowania. Ponadto należy ustalić kryteria na podstawie, których zamawiający podejmuje czynności;
- zasada pisemności i prowadzenia postępowania w języku polskim – postępowanie o udzielnie zamówienia prowadzi się pisemnie i w języku polskim (z wyłączeniem wyjątków opisanych w ustawie).
Maksymalne progi kwotowe warunkujące dobór właściwej procedury dla zamówienia:
a. do 20 tys. zł – brak dodatkowych procedur + zasady ogólne
W tym wypadku wystarczy spełnienie ogólnych zasad zamówień publicznych, a regulamin zamówienia jest zależny od zamawiającego.
b. 20 – 50 tys. zł netto – rozeznanie rynku + zasady ogólne (wyżej)
W tym progu należy, oprócz zasad ogólnych, przeprowadzić rozeznanie rynku. Na jego podstawie ustalana jest wysokość wynagrodzenia dla wykonawcy. Rolą rozeznania jest dostarczenie zamawiającemu potwierdzenia, że usługa, zakup produktu czy dostawa odbywa się po uczciwej cenie, czyli takiej której wartość nie jest wyższa niż rynkowa. Beneficjent musi posiadać minimum dwie oferty, które potwierdzają, że cena przystaje do realiów rynkowych.
By dokonać rozeznania zamawiający może skorzystać z Bazy Konkurencyjności. Jest to internetowa baza ofert zawierająca ogłoszenia beneficjentów. Publikacja ogłoszeń w bazie jest jednocześnie warunkiem spełnienia zasady konkurencyjności. Poruszanie się po bazie umożliwia wbudowana wyszukiwarka ogłoszeń, która pozwala w łatwy sposób odnaleźć zapytania ofertowe zamieszczone przez beneficjentów. Bazę Konkurencyjności można znaleźć pod adresem https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/
c. 50 – 130 tys. zł netto – zasada konkurencyjności + zasady ogólne
Zasada konkurencyjności zakłada, że wszystkie podmioty ubiegające się o zamówienie będą miały równe szanse, dostęp i możliwość brania udziału w postępowaniu. Zasada konkurencyjności opiera się na upublicznieniu zapytania ofertowego i jest gwarantem, że żadna właściwość wykonawcy zlecenia nie będzie ważniejsza niż efektywność usługi i oferty.
d. powyżej 130 tys. zł – zamówienia, dla których procedury definiuje ustawa Prawo zamówień publicznych
Warto również zwrócić uwagę na nowe realia rynkowe, które obowiązują w związku z trwającą agresją wojskową Rosji wobec Ukrainy oraz doniesieniami o okrucieństwach popełnianych przez rosyjskie siły zbrojne w Ukrainie. W ramach piątego pakietu sankcji gospodarczych i indywidualnych wobec Rosji w dniu 8 kwietnia 2022 r. Rada Unii Europejskiej przyjęła rozporządzenie, które ustanawia ogólnounijny zakaz udziału rosyjskich wykonawców w zamówieniach publicznych i koncesjach udzielanych w państwach członkowskich Unii Europejskiej.
– W ramach uczciwej konkurencji zamawiający powinien dbać o uczciwą rywalizację wykonawców między sobą. Zamawiający nie może preferować jednego z wykonawców albo produktu na rynku bez racjonalnego uzasadnienia, które może być akceptowalne z punktu widzenia przepisów. Co ważne, zasada ta obowiązuje niezależnie od wartości zamówień i jest naczelną regułą całego systemu – dodaje mec. Zrinka Perčić.
Praktyczne wskazówki
Mec. Zrinka Perčić zwraca uwagę, aby w trakcie prowadzenia zamówień publicznych oraz brania w nich udziału wystrzegać się błędów, które mogą słono kosztować zarówno zamawiających jak i wykonawców:
a. Nie można być specjalistą od wszystkiego
Osoby składające oferty, często nie są osobami, które będą zajmowały się realizowaniem zamówienia. Bywa tak, że te osoby zajmują się tylko ofertowaniem i dbają o to, by przejść pozytywnie weryfikację zdolności do wykonania zamówienia. Koncertują się na kryteriach oceny ofert i rzadko kiedy zaglądają do warunków umowy. Podobnie jest po stronie zamawiającego – osoby przygotowujące postępowanie niekoniecznie nadzorują potem realizację zamówienia. Jednocześnie z punktu widzenia przyszłej współpracy konieczne jest każdorazowe przeanalizowanie umów i zobowiązań, zarówno po stronie wykonawcy i zamawiającego. Wskazane jest, by osoba dokonująca takiej analizy miała wiedzę na temat rynku i samego przedmiotu zamówienia. Jednym słowem – konieczna jest kooperacja specjalistów z wielu branż, by postępowanie zakończyło się sukcesem.
b. Kryteria oceny ofert muszą współgrać z zasadami uczciwej konkurencji
Kryteria muszą być formułowane w możliwie najbardziej jednoznaczny sposób. Każde kryterium oceny ofert musi mieć określoną wagę. Dla jednych zamawiających ważniejszymi aspektami będą terminy, dla innych cena albo jeszcze coś innego. Praktyka wskazuje, że to właśnie cena za usługę lub towar jest rozstrzygająca w największej liczbie przypadków postępowań. Cena może być jedynym kryterium oceny ofert, jeśli spełnione są warunki określone w przepisie prawa. Ważnymi aspektami, które odnoszą się do przedmiotu zamówienia mogą być także np.: jakość, funkcjonalność, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, czy koszty eksploatacji.
c. Możliwość przeprowadzenia rozeznania rynku w drodze dialogu technicznego
Zamawiający nie powinni obawiać się przed wszczęciem postępowania omawiania z wykonawcami swoich zamierzeń i pozyskiwania od nich informacji. Nierzadko są one kluczowe, by w zamówieniu dobrze opisać wymagania, w szczególności warunki realizacji. Ale to także rada dla wykonawców, by byli gotowi, aby w takich konsultacjach brać udział. Oczywiście wiąże się to z koniecznością zainwestowania czasu na udział w takich rozmowach. Mimo wszystko wzajemne komunikowanie się przed ogłoszeniem przetargu ma wielkie znaczenie dla powodzenia postępowania.
Nie omijaj punktów kontrolnych
Na sukces w prowadzeniu zamówienia publicznego składają się nie tylko jasno sprecyzowane warunki i kryteria stosowane w wyborze ofert. Naczelną zasadą dla każdej ze stron postępowania jest stosowanie reguł uczciwej konkurencji, która zakłada równe traktowanie każdego z podmiotów, unikanie faworyzowania którejkolwiek ze stron lub któregokolwiek z produktów. Regulacje prawne, które formułują progi dotyczące zamówień nie zwalniają z tego, by zasada konkurencyjności stała na czele wartości przyświecających całemu postępowaniu. W wielu przypadkach zasięganie opinii specjalistów w dziedzinie zamówień publicznych może okazać się sposobem na uniknięcie niepotrzebnych kosztów, ale także może zaoszczędzić inne zasoby, takie jak czas lub potencjał kadrowy.
Jednym z najlepszych rozwiązań, które chronią przed błędami w postępowaniach zakupowych, jest stosowanie list kontrolnych. Są one swoistą instrukcją postępowania, dzięki której zamawiający podejmuje działania we właściwej kolejności i zgodnie z obowiązującą procedurą. Listy takie są dostępne do pobrania pod adresem.:
