Rozmawiamy z Dariuszem Czernym, dyrektorem finansowym Polpaku, o standaryzacji, automatyzacji oraz cyfryzacji procesów wewnętrznych przedsiębiorstwa.
Przeczytaj naszą rozmowę z cyklu „Otwarta innowacja? Kupuję! Poznaj innowatorów z Sieci Otwartych Innowacji”.
Polpak Sp. z o.o. prowadzi działalność od 1992 r. Głównym przedmiotem działalności od czasu jej utworzenia jest sprzedaż oraz serwis maszyn oraz linii pakujących dopasowanych do indywidualnych potrzeb klienta. Firma prowadzi także sprzedaż zamknięć do opakowań, kompletnych opakowań (butelki, opakowania airless) oraz pozostałych elementów opakowań (półproduktów). Firma sprzedaje swoje towary głównie producentom z branż chemii gospodarczej oraz kosmetycznej a także dla producentów gotowych opakowań.
W czerwcu 2021 roku firma otrzymała grant na transfer technologii, którego przedmiotem jest zakup licencji na oprogramowanie klasy ERP Inspiro CRM od dawcy Opcja.pl sp. z o. o., które będzie służyło optymalizacji, a w szczególności: standaryzacji, automatyzacji oraz cyfryzacji procesów wewnętrznych, opracowywania szczegółów transakcji, baz danych oraz bezpieczeństwa danych w określonych obszarach.
REDAKCJA PORTALU SIEĆ OTWARTYCH INNOWACJI: Kartoniarki, brykieciarki, case packery – to jedne z pierwszych nazw, na które można trafić, szukając informacji o Pana firmie…
Dariusz Czerny, Dyrektor Finansowy firmy Polpak Sp. z o.o.:
Czyli był pan na stronie polpak.pl, to dział produkcji maszyn pakujących, starsza część naszej działalności, którą prowadzimy już od 30 lat. Mamy dwa zakłady zajmujące się wytwarzaniem takich urządzeń, a więc m.in. wspomnianych kartoniarek i brykieciarek (przede wszystkim maszyn poziomych-doypack i pionowych). Jednak 20 lat temu firma uruchomiła drugi rodzaj działalności, mianowicie wyspecjalizowaną sprzedaż opakowań, głównie zamknięć do opakowań. Informacje na ten temat można znaleźć pod adresem packaging.polpak.pl. Czas pokazał, że w handlu (tj. dystrybucji towaru) możliwości szybkiego rozwoju są dużo większe niż w produkcji, m.in. dlatego dziś sprzedaż opakowań generuje trzykrotnie wyższe obroty od handlu maszynami.
SOI: Jakie znaczenie w praktyce ma fakt, że obydwa obszary biznesowe dotyczą ostatecznie tego samego, czyli opakowań?
D.Cz.: Niejednokrotnie ci sami klienci kupują maszyny pakujące, jak i zamknięcia do opakowań. Maszyny Polpaku służą głównie do wytwarzania opakowań foliowych i papierowych, np. saszetek stojących czy kartonów, ale nie zajmujemy się urządzeniami produkującymi opakowania szklane lub plastikowe. Z kolei w drugim obszarze skupiamy się na sprzedaży zamknięć m.in. właśnie do opakowań szklanych i plastikowych. Zatem można powiedzieć, że dwie ścieżki biznesowe uzupełniają się, ale tak naprawdę rozwijają się niezależnie od siebie. Teraz zresztą dostaliśmy ważne wsparcie dla Działu Zamknięć do Opakowań w ramach projektu Sieć Otwartych Innowacji.
SOI: Na czym ono polegało?
D.Cz.: W związku z dynamicznym rozwojem, oceniliśmy, że potrzebujemy automatyzacji, ustandaryzowania i lepszego zabezpieczenia danych, którymi posługujemy się w procesach handlowych (zamówienia od klientów, zamówienia do dostawców). Postanowiliśmy skorzystać z najnowszych rozwiązań cyfrowych m.in. do konfigurowania oraz kategoryzowania towarów i ustalania cenników. Nie jesteśmy wyłącznie pośrednikiem w sprzedaży, ale firmą wyspecjalizowaną w doradztwie oraz dostosowywaniu oferty do specyficznych potrzeb klientów. Mówiąc inaczej, chodzi o to, żeby nasi partnerzy otrzymali opakowania, które odróżnią ich produkty od konkurencyjnych, przyciągając wzrok kupujących. Wiemy, że skupienie się na samej obsłudze klientów – bez zapanowania nad danymi, bez wsparcia budowy ofert, kształtowania cen, śledzenia statusów zamówień oraz dynamicznego zarządzania stanami magazynowymi przy użyciu narzędzi technologicznych – utrudniałoby nasz rozwój.
SOI: W jaki sposób dostosowują Państwo ofertę do klientów, za pomocą jakich narzędzi?
D.Cz.: Polpak powstał 30 lat temu i wtedy był firmą w ogóle nieskomputeryzowaną, wszystko działo się w oparciu o papierowe dokumenty, rosły archiwa gromadzonych danych. Potem zaczęliśmy wprowadzać komputery, ale innowacje nie nadążały za coraz większą złożonością procesów w przedsiębiorstwie. Do momentu wdrożenia, o którym rozmawiamy, posługiwaliśmy się narzędziami w rodzaju Microsoft Excel i nadal jeszcze archiwami papierowymi. Arkusze kalkulacyjne integrowaliśmy między sobą na tyle, na ile było to możliwe. Kilka lat temu zauważyliśmy jednak, że potrzebujemy systemów klasy ERP i CRM (ang. Enterprise Resource Planning i Customer Relationship Management). Bardzo długo trwało poszukiwanie właściwego produktu i dostawcy. Wielokrotnie okazywało się, że te systemy albo są mocno ustandaryzowane i mało elastyczne, w związku z czym nie mogą sprostać złożoności naszych procesów, albo są bardzo zaawansowane, ale obejmują tylko wycinek działalności firmy. Naszym celem było, aby systemy ERP i CRM odzwierciedlały całość tego, co robimy i pozwalały zarządzać wszystkimi procesami biznesowymi i danymi.
SOI: Jakie procesy i dane ma pan na myśli?
D.Cz.: Zamówienia od klientów, zamówienia u dostawców, cały proces logistyczny od dostawcy do nas, etapy, na jakich jest produkcja i dostawa danej partii towaru. Dalej – tworzenie nowych ofert dla klientów, ich personalizowanie, zarządzanie magazynem i czasami dostaw, marketing oraz obsługa korespondencji z klientami, m.in. w taki sposób, żeby właściwe osoby miały dostęp do konkretnych wiadomości (tak żeby w przypadku nieobecności pracownika, mógł on zostać sprawnie zastąpiony), czyli coś bardziej skomplikowanego niż zwykła korespondencja mailowa. Co więcej, potrzebowaliśmy dostosowania systemów do naszych potrzeb. Przykład – dostawca systemu CRM musiał zbudować konfigurator produktu, który umożliwia jego samodzielne dostosowanie, wprowadzenie jego cech oraz ich atrybutów do systemu. Podobnie istotną rolę odegrało doświadczenie i otwartość dostawcy technologii, który zaproponował nam funkcję cyklometryczną w celu wsparcia kalkulacji cen sprzedażowych. Do tej pory prowadziliśmy tę operację trochę na około i ręcznie, a teraz udało się ją uporządkować i zautomatyzować.
SOI: Pana zdaniem każda firma potrzebuje ERP i CRM-u, które będą elastycznie dopasowane do danej działalności, czy może akurat procesy w Polpaku są wyjątkowo specyficzne?
D.Cz.: Na początku wydawało nam się, że Polpak nie różni się specjalnie od innych firm i wystarczy ustandaryzowany system. Natomiast w toku rozmów z dostawcami technologii, które trwały po kilka tygodni albo nawet miesięcy, okazywało się, że typowe narzędzia, co prawda dadzą nam standaryzację, automatyzację i bezpieczeństwo danych, jednak nie obejmą wszystkich obszarów, na których nam zależy. Podejrzewam, że wiele firm wybiera połowiczne rozwiązania, to znaczy cyfryzują wybrane procesy, a inne nadal prowadzą w sposób ręczny.
SOI: Wyobraża Pan sobie całkowitą rezygnację z używania papieru?
D.Cz.: Bardzo dużą redukcję – tak, ale nie rezygnację całkowitą. W dalszym ciągu chcemy utrzymywać archiwa w formie papierowej, np. jeśli chodzi o dokumenty wymagające podpisu, takie jak umowy.
SOI: W jakich jeszcze obszarach, Pana zdaniem, wdrożenie cyfrowego obiegu dokumentów, na razie nie jest możliwe?
D.Cz.: Zamówienia u dostawców i zamówienia od naszych klientów – tego typu dokumenty, które mają dużą wagę biznesową wolimy na razie zachować też w formie papierowej. Jednak w przyszłości, jeżeli nabierzemy zaufania do elektronicznych wersji, nie wykluczam cyfryzacji i tutaj. Muszę przyznać, że coraz częściej urzędy dopuszczają cyfrowe dokumenty, m.in. sprawozdania finansowe można składać w tej postaci. Około 80-90% klientów akceptuje elektroniczne faktury, co bardzo usprawniło nam pracę, także pod kątem ściągalności należności.
SOI: Jak wyglądała współpraca w ramach projektu Sieć Otwartych Innowacji?
D.Cz.: Wspólnie przygotowaliśmy się do wdrożenia nowego narzędzia – uzgodniliśmy ramy współpracy, w tym ustalenia z dostawcą technologii. Wcześniej, kiedy myśleliśmy o takim procesie, wstrzymywaliśmy go ze względu na wysoki koszt. Możliwość pokrycia większości wydatków z grantu przekazanego przez Sieć Otwartych Innowacji była zatem bardzo ważnym impulsem.
SOI: Jaka część inwestycji została sfinansowana z grantu?
D.Cz.: W naszym przypadku to było 70%.
SOI: Mówił pan, że Polpak istnieje 30 lat, zatem firma powstała w początkowym okresie transformacji ustrojowej. Na Państwa stronie w opisie tego 30-lecia nawiązujecie do historii rozwoju gospodarczego w Europie. „Kiedy tam produkowano plastik – Polska budowała Pałac Kultury, kiedy na Zachodzie sprzedawano Coca-colę – my piliśmy wodę z saturatora, a kiedy w Niemczech upadał Mur Berliński, w Polsce powstał Polpak”. Rozumiem, że tak podkreślają państwo wychodzenie kraju z gospodarczego zapóźnienia?
D.Cz.: Zgadza się, chcielibyśmy utrzymać tempo, które wtedy narzuciliśmy. Cyfryzacja ma wspomagać ten rozwój. Pracowałem kilkanaście lat w zagranicznych korporacjach i muszę powiedzieć, że dziś nie mamy się czego wstydzić, nie jesteśmy już zapóźnieni. Poziom merytoryczny i jakość obsługi klienta są u nas na światowym poziomie. Znaczna część obrotów w Polpaku pochodzi ze współpracy z firmami zachodnimi, co oznacza, że w krajach, które dłużej od Polski budowały kapitalizm, jesteśmy uważani za poważnego partnera. Zależy nam, żeby nie tylko być obecnymi na tych rynkach, ale również pełnić tam rolę lidera. Dlatego musimy rozwijać się, nie tylko zwiększając obroty i liczbę pracowników, ale również w zakresie sposobu i jakości obsługi klientów i dostawców oraz pod względem organizacji wewnętrznej. A do tego niezbędne są nowoczesne technologie
„Otwarta innowacja? Kupuję! Poznaj innowatorów z Sieci Otwartych Innowacji” to cykl wywiadów z przedstawicielami firm MŚP, którzy skorzystali z możliwości dofinansowania zakupu istniejącej technologii. Innowator to nie tylko osoba, która tworzy innowacje. Innowatorami są także ci, którzy wiedzą, jak wykorzystać dostępne innowacje, aby pokonać kolejne ograniczenia życia gospodarczego. Tę rolę odgrywają m.in. mikro-, mali i średni przedsiębiorcy – kupując wypracowane już nowatorskie technologie, aby wdrożyć je w swojej branży, ulepszyć jakość świadczonych usług swoim klientom czy usprawnić działanie swojej firmy.
