Czym jest umowa warunkowa? Wywiad z ekspertem

Jednym ze sposobów zawierania transakcji na zakup innowacyjnych technologii jest umowa warunkowa. O tym, czym jest i dlaczego przedsiębiorcy powinni z niej korzystać, rozmawialiśmy z Aleksandrą Pióro, radcą prawnym i trenerem Akademii Komercjalizacji Investin.

 

Redakcja portalu Sieć Otwartych Innowacji: Przedsiębiorca, który wnioskuje o dofinansowanie na zakup innowacyjnej technologii, nie może mieć pewności, czy je otrzyma. Wielu z nich już na etapie tworzenia koncepcji projektu, w którym ma być wykorzystane dane rozwiązanie technologiczne, dokonuje pewnych ustaleń z potencjalnymi dostawcami, zakładając pozytywny scenariusz. W głowie właściciela firmy rodzi się pytanie – czy w momencie, w którym otrzymam finansowanie, nadal będę miał dostęp do gotowej technologii? Czy jest Pani znana opisana sytuacja?

Aleksandra Pióro: Tak. Jednym ze sposobów na zredukowanie tego rodzaju niepewności może być zawarcie umowy warunkowej. Doradzam takie rozwiązanie klientom szczególnie wtedy, gdy starają się o pozyskanie środków finansowych, kredytów czy funduszy publicznych. Decyzja o przyznaniu środków nie zależy od przedsiębiorcy, jest wobec niego zdarzeniem zewnętrznym oraz niepewnym. W tej sytuacji umowa warunkowa z dostawcą technologii zabezpiecza przedsiębiorcę w tym sensie, że zacznie ona wywoływać skutki prawne tylko wtedy, gdy środki te zostaną przyznane.

Regulamin projektu Sieć Otwartych Innowacji mówi o tym, że umowa warunkowa, określa istotne elementy transakcji, w tym w szczególności strony umowy, czas na jaki jest zawarta, zakres terytorialny, wynagrodzenie, warunki płatności, przedmiot umowy, a także zakres nabywanych uprawnień. Jak w praktyce działa umowa warunkowa?

Najłatwiej będzie to wytłumaczyć na podstawie różnicy między umową warunkową a umową bezwarunkową. Jeżeli zawieramy umowę, w której nie uzależniamy zajścia skutków od konkretnego zdarzenia, skutki te na ogół następują już w chwili jej zawarcia albo w terminie w niej wskazanym. Wiemy jednak, że zawsze nastąpią. Z perspektywy przedsiębiorcy wygląda to następująco – zawieram umowę nabycia technologii, nabywam prawa do technologii, za co muszę zapłacić. Czy zdobędę na to środki? Tego nie wiem, ponieważ rozstrzygniecie konkursu nie zależy ode mnie, jest to wyłącznie moje ryzyko biznesowe. Bardzo duże ryzyko, dodajmy. Jeśli natomiast umowa zostanie zawarta warunkowo, jest inaczej. Jej skutki będą „działać” tylko, jeśli otrzymam dofinansowanie. Jeśli nie zostanie mi ono przyznane, nie mam obowiązku zapłaty, gdyż prawa do technologii nie zostają na mnie przeniesione. W przypadku zawarcia umowy warunkowej, skutki prawne są uzależnione od zajścia określonego zdarzenia. Podstawowa różnica zatem jest taka: w obu przypadkach zawieramy umowę, jesteśmy nią związani – z tą różnicą, że umowa warunkowa zacznie faktycznie działać, o ile dany warunek zaistnieje i tylko wtedy.
Wracając do naszego przykładu – dostawca technologii, składając podpis na umowie warunkowej, zadeklarował dostępność i gotowość przekazania technologii, o ile środki na przedsięwzięcie zostaną przyznane. Jeśli więc przedsiębiorca otrzyma finansowanie, będzie mógł sprawnie i szybko uruchomić proces zakupowy, a co za tym idzie – wszystkie procesy wynikające z realizacji grantu. W dużym uproszczeniu możemy powiedzieć, że strony umowy będą realizować jej zapisy, gdy grantodawca uzna, że projekt przedsiębiorcy kwalifikuje się do dofinansowania.

W konkursie Sieć Otwartych Innowacji przedstawienie umowy warunkowej w ramach wniosku jest obligatoryjne. Z czego wynika, że ta umowa musi mieć charakter warunkowy? Zawarcie od razu umowy bezwarunkowej mogłoby przecież potencjalnie skrócić nielubiane przez przedsiębiorców procedury i formalności…
W konkursie Sieć Otwartych Innowacji umowa musi mieć charakter warunkowy. Ma to na celu „otwarcie” innowacji dla małych podmiotów, a więc umożliwienie dostępu do innowacyjnych rozwiązań małym i średnim przedsiębiorcom, dla których zawarcie umowy bezwarunkowej byłoby zbyt wielkim ryzykiem biznesowym lub prawnym – albo wręcz niemożliwe.
Warunki te zostały dopasowane do istoty programu. Przeanalizujmy taką sytuację. Mamy małego przedsiębiorcę zainteresowanego nabyciem technologii, która dopiero została stworzona lub już funkcjonuje na rynku, ale podmiot ten zamierza ją skomercjalizować lub rozwinąć w odniesieniu do swojego nowatorskiego pomysłu. Udział w konkursie Sieć Otwartych Innowacji mu to umożliwi, a konkretniej umożliwi zakup lub licencjonowanie tej technologii, a to już bardzo dużo. Przedsiębiorca otrzyma finansowy zastrzyk w postaci refinansowania do 70 proc. kosztów kwalifikowalnych projektu, chyba że nie spełni wymaganych kryteriów. Zapisy umowy warunkowej zostały zatem tak skonstruowane, aby nabywca nie miał kłopotów, nie zobowiązywał się od razu bezwarunkowo umową do nabycia takiej technologii, a co za tym idzie do zapłaty za nią. Wartość transakcji w wielu przypadkach przekracza możliwości finansowe małego przedsiębiorstwa, niepowodzenie w procedurze grantowej nie powinno więc oznaczać konieczności finalizacji transakcji.   Zawarcie umowy bezwarunkowej, zwłaszcza jeśli nie ma się odpowiedniego zaplecza finansowego, jest bardzo ryzykowne i niekiedy może skończyć się tragicznie dla przedsiębiorcy, doprowadzić do jego upadłości lub likwidacji.
Wytyczne w zakresie warunków umowy określone w regulaminie tego projektu dają przedsiębiorcy poczucie bezpieczeństwa. Zwłaszcza ostatni z nich, który mówi, że skutki prawne wynikające z umowy zakupu technologii zaistnieją po podpisaniu umowy o dofinansowanie. Trzy pozostałe warunki zostały dopasowane do poszczególnych etapów konkursu. Są wymienione gradacyjnie, największa pewność jest oczywiście wtedy, kiedy podmiot ma już podpisaną umowę o dofinansowanie. Kwestia, który z warunków zostanie zastrzeżony w umowie – zależy od danego przypadku oraz wyniku negocjacji.

Jeśli przedsiębiorca jest w stanie ponieść ryzyko nieotrzymania dofinansowania, czy może tak sformułować zapisy  umowy warunkowej aby zrealizować transakcję szybciej przed podpisaniem umowy grantowej?
W przypadku projektu Sieć Otwartych innowacji warunkiem może być samo złożenie wniosku o grant. Wówczas nie czekamy, aż rozstrzygnie się kwestia czy finansowanie zostanie przyznane. Warunkiem zastrzeżonym w umowie może być także pozytywna ocena formalna wniosku, pozytywna ocena merytoryczna, a co za tym idzie – umieszczenie przedsiębiorcy na liście rankingowej. Przy czym tylko jeden warunek gwarantuje, że przedsiębiorca otrzyma środki na zakup innowacyjnej technologii – podpisanie umowy o grant.
W praktyce widuję wiele umów, w których zastrzeżone warunki finansowe w tego rodzaju umowach warunkowych powiązane są często z innymi warunkami, np. uzyskaniem jakiegoś certyfikatu, pozwolenia, osiągnięcia określonego poziomu gotowości technologicznej czy pozytywnego wyniku badania czystości patentowej lub audytu.

Zatem umowa warunkowa chroni przedsiębiorcę, który sięga po fundusze na zakup technologii, przed wieloma ryzykami.
Tak. Oczywiście każda transakcja w obrocie gospodarczym i prawnym obarczona jest jakimś ryzykiem, jednak umowa warunkowa – w odróżnieniu od bezwarunkowej – znacznie te ryzyka mityguje – niezależnie od rodzaju technologii czy innowacji.

No właśnie – ryzyka. Chociaż towarzyszą przedsiębiorcom na co dzień, raczej wszyscy dążą do tego, aby je zminimalizować. Firmy produkcyjne muszą przewidywać i planować daleko w przód. Umowa warunkowa to tymczasem rodzaj obustronnej deklaracji, która może zostać zrealizowana, ale równie dobrze może nie dojść do skutku. Czy w relacji stron podpisujących tego typu zobowiązanie jest możliwa równowaga?
Na pierwszy rzut oka wydaje się, że umowy warunkowe są korzystne przede wszystkim dla kupującego, a mniej – dla sprzedającego. Przecież każdy, kto ma coś do sprzedania, chciałby jak najszybciej otrzymać pieniądze. Skoro zastrzeżony warunek nie jest od nas zależny, skutki finansowe też są niepewne.
Co więcej, sprzedający technologię lub licencję na jej wykorzystanie na etapie przygotowywania oferty nie ma gwarancji, że transakcja w ogóle dojdzie do skutku. Jednak zawarta umowa warunkowa jest dla niego deklaracją, że w przypadku pozyskania funduszy przez wnioskodawcę, zostanie jego kontrahentem. Zatem umowa warunkowa jest dla niego jednocześnie obietnicą zysku i barierą – musi być przygotowany i przewidzieć sytuację, w której umowa nie dojdzie do skutku. Z drugiej jednak strony, w przypadku zastrzeżenia warunku w postaci otrzymania dofinansowania przez nabywcę, sprzedający ma pewność, że przeniesienie praw nastąpi na kontrahenta wypłacalnego, a to wiele dziś znaczy dla sprzedającego.

Wspomnieliśmy o umowach warunkowych związanych ze sprzedażą licencji oraz zakupem praw własności WNiP. Jakie są różnice pomiędzy tymi umowami?
W przypadku umowy przeniesienia praw własności intelektualnej, sprzedający wyzbywa się praw i przenosi je na nabywcę, który staje się ich dysponentem. To tak jak sprzedaż lub darowizna mieszkania. W przypadku licencji, umowę można porównać do najmu – w jej ramach licencjodawca zezwala licencjobiorcy na korzystanie w pewnym zakresie z tych praw, ale się ich nie wyzbywa, nadal jest ich właścicielem. W umowie licencyjnej określa się typ udzielanej licencji, jej zakres czasowy i terytorialny oraz sposób korzystania z praw.
Przeniesienie praw jest wbrew pozorom prostsze niż przygotowanie dobrej umowy licencyjnej. W tym drugim przypadku należy precyzyjnie wiedzieć i opisać, w jakim zakresie i na jakich warunkach licencjobiorca może z tych praw korzystać, przy czym należy pamiętać, że brak uregulowania pewnych zagadnień, spowoduje, iż obowiązywać będą domniemania ustawowe – a te nie zawsze są korzystne.

A jak rozumieć różnicę między licencją wyłączną a niewyłączną?
Licencja wyłączna to licencja udzielana na wyłączność, a więc uprawnionym do korzystania z danej technologii jest wyłącznie licencjobiorca, nie licząc samego właściciela praw. Taka umowa, jak sama nazwa wskazuje, zapewnia, że żaden inny podmiot nie otrzyma licencji do tego rozwiązania.  Inaczej niż w przypadku licencji niewyłącznej, która daje prawo do korzystania z technologii kilku podmiotom jednocześnie.

Jakie są najczęstsze błędy przy konstruowaniu umowy warunkowej?
Po pierwsze, niewłaściwe określenie warunków. Widuję umowy, w których strony założyły, że warunek to jakiekolwiek zdarzenie, nawet pewne albo wręcz odwrotnie – niemożliwe. Podam absurdalny przykład. Jeżeli w umowie warunkowej zapiszemy, że wejdzie ona w życie, jeśli nadejdzie lato, to wiemy przecież, że kiedyś do tego dojdzie. Tego typu sytuacja nie może być warunkiem. Warunkiem nie powinno być też np. „wykonanie określonej czynności prawnej”, tj. zakup jakiegoś składnika majątkowego, dokonanie zakupu zależy bowiem od nas. Takie miałam doświadczenia w swojej praktyce. Błędów może być więcej.
Duże kłopoty sprawia również opisanie warunku w sposób jednoznaczny dla obu stron umowy. Wracając do przykładu kredytu -w którym momencie uznamy, że warunek w postaci przyznania kredytu się spełnił, a co za tym idzie, że nastąpiły skutki prawne umowy? Czy jest to moment otrzymania informacji pisemnej z banku o przyznaniu kredytu czy dzień zawarcia umowy z bankiem, a może data przelania środków z banku? Nieprecyzyjne zapisy – jak uczy doświadczenie –po pewnym czasie okazują się konfliktogenne, co z kolei może doprowadzić do długich i kosztownych batalii w sądzie.
Zapomina się również o tym, że umowa warunkowa nie może zawierać kar umownych, które obciążą przedsiębiorcę w przypadku, gdyby warunek nie został spełniony. Jest to zrozumiałe, skoro warunek jest od stron niezależny, tymczasem widuję takie klauzule w umowach warunkowych.

Załóżmy, że jutro będziemy przygotowywać umowę warunkową. Od czego zacząć? Czy są dostępne gotowe wzorce? A może najlepiej skorzystać z pomocy specjalisty?
Zanim zaczniemy konstruować umowę, musimy ustalić wszystkie kwestie merytoryczno- biznesowe, czyli wiedzieć, co w umowie ma zostać zapisane. Kwestie związane z tym, jak zbudować umowę, jak zapisać jej treść w sposób zabezpieczający interesy prawne i finansowe przedsiębiorcy, warto powierzyć prawnikom. Nie potępiam wzorców umów, a wręcz przeciwnie, o ile pochodzą z wiarygodnego źródła, jak w przypadku konkursów o dofinansowanie ze środków unijnych, w ramach których wzorce stanowią element dokumentacji konkursowej. Wzorce te pozwalają przedsiębiorcom uniknąć wielu błędów. Zupełnie czym innym są wzorce przypadkowo znalezione w sieci z niewiadomych źródeł – tych oczywiście nie rekomenduję. Należy jednak wziąć pod uwagę, że nie ma jednego uniwersalnego wzoru umowy. Każda umowa musi być dopasowana do konkretnego przypadku, do danych warunków, do konkretnego przedmiotu umowy czy nawet właściwości stron umowy. Proszę pamiętać, że umowa warunkowa, jeśli jej skutki nastąpią (po zajściu warunku), będzie realizowana na zasadach w niej opisanych. Trzeba zatem mieć pewność, że zapisy te zostały prawidłowo i bezpiecznie sformułowane. W tym przypadku pomoc specjalisty, nie tylko zresztą prawnika, jest jak najbardziej wskazana.

W ramach projektu Sieć Otwartych Innowacji można skorzystać ze wsparcia akredytowanych doradców, na usługi których pozyskuje się osobny grant.

***
O ekspercie:

Aleksandra Pióro, Założyciel i Partner Zarządzający w IP Legal Business & Tax Adwokaci i Radcowie Prawni. Ukończyła z wyróżnieniem Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Stypendystka Programu Socrates Erasmus oraz Goethe Institut Inter Nationes w Berlinie. Absolwentka Uniwersytetu Regensburg oraz Szkoły Prawa Niemieckiego i Europejskiego na Uniwersytecie Warszawskim i Uniwersytecie w Bonn (dyplom z wyróżnieniem). W 2003 r. odbyła kurs prawa rosyjskiego na Uniwersytecie im. Lomonosova w Moskwie. Absolwentka Centrum Praw Własności Intelektualnej im. Hugona Grocjusza w Krakowie. Od 2010 r. radca prawny, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie. Ekspert z zakresu transferu technologii PTT Agencji Rozwoju Przemysłu S.A.
Przez lata związana z międzynarodowymi kancelariami w Warszawie i Berlinie obsługującymi kompleksowo podmioty gospodarcze. Zarządzała działami prawnymi – w tym w spółkach działających w ramach międzynarodowych grup kapitałowych. W latach 2016 – 2018 r. pełniła rolę Zastępcy Dyrektora Działu Prawnego w jednej z rządowych agencji udzielających wsparcia finansowego ze środków unijnych i polskich podmiotom realizującym innowacyjne projekty. Uczestniczyła w procesie legislacyjnym tzw. małej i dużej ustawy o innowacyjności. Specjalizuje się w prawie własności intelektualnej, w szczególności prawie autorskim, prawie zwalczania nieuczciwej konkurencji (w tym prawnej ochronie tajemnicy przedsiębiorstw) prawie korporacyjnym, prawie gospodarczym oraz prawie procesowym.
Posiada kilkunastoletnie doświadczenie zawodowe w środowisku międzynarodowym, m. in. z zakresu polsko-niemieckiego i polsko-austriackiego obrotu prawnego i biznesowego. Obsługuje polskie i zagraniczne podmioty gospodarcze działające w różnych sektorach z Polski, Niemiec, Austrii, USA, Francji, Holandii, Australii  i Izraela. Od kilku lat jako Trener Akademii Komercjalizacji INVESTIN prowadzi szkolenia z zakresu prawa własności intelektualnej oraz aspektów prawnych procesu komercjalizacji i transferu technologii.